ruang lingkup audit sistem informasi dan personalia

BAB 1 PENDAHULUAN

1.  Latar Belakang

Masalah personalia atau ketenagakerjaan sakarang ini semakin kompleks, karena manajemen harus menghadapi perubahan teknologi yang semakin cepat, pembatasan berbagai peraturan pemerintah, penyusutan supply energi dan sumber daya lainnya, tuntutan peningkatan perhatian terhadap karyawan, persaingan antar pekerja, kemajuan serikat-serikat kerja terhadap masalah-masalah tenaga kerja, yang semua ini disebabkan oleh berkembang dan majunya manajemen ilmiah

Faktor-faktor organisasi yang mempengaruhi personalia antara lain tingginya tingkat pendidikan karyawan, peningkatan heterogenitas angkatan kerja, peningkatan biaya personalia dan penurunan produktivitas menjadikan titik perhatian dalam manajemen. Hal ini menjadi tantangan bagaimana mengelolah sumber daya manusia secara efektif dan efisien

2.  Rumusan masalah

a.      Bagaimana ruang lingkup audit sistem informasi manajemen

b.     Bagaimana ruang lingkup audit sistem informasi personalia

3.  Tujuan

a.      Untuk mengetahui ruang lingkup audit sistem informasi manajemen

b.     Untuk mengetahui ruang lingkup audit sistem informasi personalia

BAB 2 Audit Sistem Informasi Manajemen dan Audit Personalia

2.1        Ruang lingkup audit sistem informasi manajemen

Ruang lingkup audit manajemen meliputi seluruh aspek kegiatan manajemen. Ruang lingkup ini dapat berupa seluruh kegiatan atau dapat juga hanya mencakup bagian tertentu dari program/aktivitas yang dilakukan. Periode audit juga bevariasi, bisa untuk jangka waktu satu minggu, beberapa bulan, satu tahun bahkan untuk beberapa tahun, sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai.

Audit manajemen bertujuan untuk mengindentifikasi kegiatan, program dan aktivitas yang masih memerlukan perbaikan, sehingga dengan rekomendasi yang diberikan nantinya dapat di capai perbaikan atas pengelolaan berbagai program dan aktivitas pada perusahaan tersebut. Berkaitan dengan tujuan ini titik berat audit diarahkan terutama berbagai objek audit yang diperkirakan dapat diperbaiki di masa yang akan datang, disamping juga mencegah kemungkinan terjadinya berbagai kerugian.

Sedangkan yang menjadi sasaran dalam audit manajemen adalah kegiatan, aktivitas, program dan bidang-bidang dalam perusahaan yang diketahui atau diidentifikasi masih memerlukan perbaikan/peningkatan, baik dari segi ekonomisasi, efisiensi, dan efektivitas. Ada 3 (tiga) elemen pokok dalam tujuan audit:

1.     Kriteria
Kriteria merupakan standar (pedoman,norma) bagi setiap individu/kelompok di dalam perusahaan dalam melakukan aktivitasnya.

2.     Penyebab
Penyebab merupakan tindakan yang dilakukan oleh setiap individu/kelompok di dalam perusahaan. Penyebab dapat bersifat positif, program/aktivitas berjalan dengan tingkat efisiensi dan efektivitas yang lebih tinggi, atau sebaliknya bersifat negative, program/aktivitas berjalan dengan tingkat efisiensi dan efektivitas yang lebih rendah dari standar yang telah ditetapkan.

3.     Akibat (effect)

Akibat merupakan perbandingan antara penyebab dengan criteria yang berhubungan dengan penyebab tersebut. Akibat negatif menunjukkan program/aktivitas berjalan dengan tingkat pencapaian yang lebih rendah dari kriteria yang ditetapkan. Sedangkan akibat positif menunjukkan bahwa program/aktivitas telah terslenggara secara baik dengan tingkat pencapaian yang lebih tinggi dari kriteria yang ditetapkan.

Manajemen terdiri dari kegiatan-kegiatan:

1.    Perencanaan

2.    Pengorganisasian

3.    Penetapan Tujuan

4.    Pengarahan

5.    Pengendalian

Ruang lingkup audit Manajemen

Sesuai dengan tujuannya, audit manajemen dilaksanakan untuk meningkatkan ekonomisasi, efisiensi pengelolaan sumber daya, serta efektivitas pencapaian tujuan perusahaan. Oleh karena itu, audit manajemen diarahkan untuk menilai secara keseluruhan pengelolaan operasional objek audit, baik fungsi manajerial (perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian) maupun fungsi-fungsi bisnis perusahaan secara keseluruhan ditujukan untuk mencapai tujuan perusahaan. Bagaimana pengelolaan berbagai program/aktivitas pada setiap fungsi bisnis perusahaan, apakah sudah dikelola dengan prinsip-prinsip kehematan, efisiensi, dan secara efektif dapat mencapai tujuannya? Hal ini merupakan kajian dari audit manajemen. Audit manajemen pada berbagai fungsi perusahaan dan ruang lingkup auditnya akan diuraikan lebih lanjut di bagian berikut.

1.       Audit Manajemen pada fungsi Pemasaran

Audit manajemen pada fungsi ini bertujuan untuk menilai bagaimana setiap program/aktivitas pemasaran yang dilakukan mencapai tujuannya melalui pengelolaan sumber daya yang ekonomis dan efisien. Disamping itu, audit juga dilakukan terhadap bagaimana perusahaan menetapkan strategi pemasarannya apakah sudah sesuai dengan lingkungan pemasaran yang dihadapi perusahaan, intensitas persaingan, dan berbagai keterbatasan yang secara internal dihadapi perusahaan. Beberapa ruang lingkup audit manajemen pemasaran meliputi :

a.        Lingkungan pemasaran

Menekankan audit pada analisis terhadap kondisi ekonomi makro yang berpengaruh baik secara langsung maupun tidak langsung kepada aktivitas pemasaran perusahaan.

b.       Strategi Pemasaran

Menekankan kepada penelaahan terhadap tujuan dan strategi pemasaran

c.        Organisasi Pemasaran

Menekankan pada penilaian terhadap kemampuan struktur organisasi pemasaran dalam menerapkan strategi yang telah ditetapkan.

d.       Produktivitas Pemasaran

Menekankan pada pengujian terhadap berbagai program/aktivitas pemasaran dan pengeluaran biaya yang berkaitan dengan aktivitas tersebut.

e.        Fungsi Pemasaran

Menekankan audit pada penilaian terhadap berbagai unsur bauran pemasaran yang ditetapkan perusahaan.

2.       Audit Manajemen pada fungsi produksi dan operasi

Audit Manajemen pada fungsi ini bertujuan untuk melakukan pengujian terhadap ketaatan perusahaan dalam menerapkan berbagai aturan dan kebijakan yang telah ditetapkan dalam operasi perusahaan. Di samping itu, audit pada fungsi ini juga ditujukan untuk menilai ekonomisasi dan efisiensi pengelolaan sumber daya dan efektivitas pencapaian tujuan perusahaan. Ruang lingkup audit ini meliputi :

1.     Perencanaan produksi

2.     Pengendalian kualitas (quality control)

3.      Produktivitas dan efisiensi.

4.     Metode dan standar kerja.

5.     Pemeliharaan peralatan

6.     Organisasi manajemen produksi dan operasi.

7.     Plant dan layout

3.       Audit manajemen pada fungsi sumber daya manusia

Audit manajemen pada fungsi ini bertujuan untuk menilai apakah kebutuhan SDM perusahaan sudah terpenuhi dengan cara yang hemat, efisien, dan efektif. Ruang lingkup pada audit ini mencakup keseluruhan dari proses SDM yang meliputi:

1.     Perencanaan tenaga kerja

2.     Penerimaan (rekrutment) karyawan

3.     Seleksi

4.     Orientasi dan penempatan

5.     Pelatihan dan pengembangan

6.      Penilaian kerja

7.     Pengembangan karir

8.     Sistem imbalan dan kompensasi

9.      Perlindungan karyawan

10.  Hubungan karyawan

11.  Pemutusan hubungan kerja (PHK)

4.         Audit Manajemen Pada fungsi Sistem Informasi

Audit manajemen pada fungsi system informasi menekankan pada penilaian terhadap keandalan system informasi yang dimiliki perusahaan untuk menghasilkan berbagai informasi yang diperlukan secara akurat dan tepat waktu. Sistem informasi mencerminkan system pengendalian yang diterapkan perusahaan. Oleh karena itu, keandalan system suatu system informasi berhubungan erat dengan keandalan system pengendalian yang diterapkan perusahaan. Untuk menilai keandalan system informasi ini dapat dilihat apakah tujuan pengendalian di dalam perusahaan telah tercapai atau tidak. Dengan berkembangnya teknologi saat ini, sebagian besar audit manajemen pada fungsi ini diarahkan untuk audit system informasi yang berbasis computer (EDP). Ruang lingkup audit ini meliputi :

1.     Dukungan satuan pengolah data.

2.     Perencanaan pengolahan data

3.     Organisasi pengolahan data

4.     Pengendalian pengolahan data

5.     Audit Manajemen lingkungan

2.2        Ruang lingkup audit sistem informasi personalia

Pada umumnya yang dilaksanakan dalam suatu perusahaan mengenai tugas-tugas personalia ada tiga yaitu:

1.       Procuring(mendapatkan karyawan)

v memperoleh tenaga kerja

v membuat anggaran tenaga kerja

v menarik tenaga kerja

v membuat job analysis, job description, dan job specification

v  menetapkan dan menghubungi sumber-sumber tenaga kerja

v  mengadakan seleksi terhadap calon tenaga kerja

2.        Developing(mengembangkan karyawan)

v memajukan atau mengembangkan tenaga kerja

v melatih dan mendidik tenaga kerja

v  mempromiosikan dan memindahkan tenaga kerja

v  mengadakan penilaian kecakapan tenaga kerja

3.        Mantaining (mempertahankan karywawan)

v memanfaatkan tenaga kerja

v memberhentikan tenaga kerja

v  memensiunkan tenaga kerja

v memberi kompensasi

v mengurus kesejagteraan pegawai termasuk pembayaran upah, perumahan, rekreasi, pengobatan

Audit secara logis dimulai dengan mereview kerja departemen sumberdaya. Untuk memeriksa hanya beberapa aspek system manajemen personalia, auditor bisa mengabaikan topik-topik lain. Tim audit hendaknya :

1.    Mengidentifikasikan siapa yang bertanggung jawab atas setiap kegiatan

2.     Menentukan sasaran-sasaran yang akan dicapai oleh setiap kegiatan

3.    Mereview berbagai kebijaksanaan dan prosedur yang digunakan untuk mencapai sasaran-sasaran tersebut.

4.   Menentukan besarnya sample catatan-catatan dalam system informasi personalia untuk mempelajari apakah kebijaksanaan dan prosedur diikuti secara besar

5.    Menyiapkan laporan audit

6.   Mengembangkan rencana tindakan koreksi terhadap kesalahan-kesalahan dalam sasaran, kebijaksanaan dan prosedur.

7.   Melaksanakan tindak lanjut untuk memastikan apakah masalah-masalah temuan audit telah dipecahkan.

Sistem Informasi Manajemen Personalia

Informasi analisis jabatan                       Rencana-rencana sumberdaya manusia    ○ Standar-standar pekerjaan                    ○ Estimasi splay an kebutuhan    ○ Deskripsi jabatan                                  ○ Persediaan ketrampilan    ○ Spesifikasi jabatan                                ○ Bagan penempatan                                      Administrasi kompensasi                                         ○ Tingkat upah atau gaji                                         ○ Paket kompensasi tambahan                                         ○ Pelayanan-pelayanan kepada karyawan

Penyusunan Personalia Dan Pengembangan

Penarikan                                                  Seleksi      ○ Sumber-sumber lamaran                   ○ Rasio seleksi    ○ Jumlah pelamar                                 ○ Prosedur-prosedur seleksi    ○ Lamaran-lamaran pekerjaan              ○ Kesempatan acara seleksi “fair” Latihan dan orientasi                               Pengembangan karier    ○ Program orientasi                                 ○ Promosi, demosi dan transfer    ○ Sasaran dan prosedur latihan                ○ Program perencanaan karier    ○ Teknik metode                                      ○ Usaha pengembangan sumberdaya                                                                         manusia

Pengawasan Dan Evaluasi organisasi

Penilaian prestasi kerja                                    Hubungan serikat karyawan manajemen    ○ Standard an ukuran                                       ○ Pelaksanaan peraturan hubungan    ○ Teknik-teknik penilaian                                   perburuhan    ○ Wawancara evaluasi                                     ○ Hak-hak manajemen                                                                             ○ Masalah-masalah penyelesaian                                                                                perselisihan Pengawasan sumberdaya manusia                   Audit personalia               ○ Prosedur disiplin                                            ○ Fungsi personalia    ○ Komunikasi karyawan                                   ○ Manajer operasi    ○ Prosedur perubahan dan pengembangan       ○ Umpan balik karyawan untuk                                                                                    departemen personalia

Tujuan audit personalia adalah mengevaluasi kegiatan-kegiatan personalia dengan maksud untuk:

1.   Menilai efektivitas

2.   Mengenali aspek-aspek yang masih dapat diperbaiki

3.   Mempelajari aspek-aspek tersebut secara mendalam

4.   Menunjukkan kemungkinan perbaikan dan membuat rekomendasi untuk pelaksanaan perbaikan-perbaikan tersebut.

Pelaksanaan audit ini hendaknya mencakup evaluasi terhadap fungsi-fungsi personalia, penggunaan prosedur-prosedur sumber daya oleh para manajer dan dampak kegiatan-kegiatan tersebut pada sasaran-sasaran dan kepuasan karyawan.

BAB III PENUTUP

1.              Kesimpulan

Ruang lingkup audit manajemen meliputi seluruh aspek kegiatan manajemen yang dapat berupa seluruh kegiatan atau dapat juga hanya mencakup bagian tertentu dari program/aktivitas yang dilakukan. Dimana tujuan dari audit manajemen ini adalah untuk mengindentifikasi kegiatan, program dan aktivitas yang masih memerlukan perbaikan, sehingga dengan rekomendasi yang diberikan nantinya dapat di capai perbaikan atas pengelolaan berbagai program dan aktivitas pada perusahaan tersebut yang memungkinan terjadinya berbagai kerugian. Sedangkan ruang lingkup audit personalia meliputi Procuring(penarikan karyawan), developing(pengembangan karyawan), maintaining(pemanfaatan karyawan).

2.              Saran

Untuk menghadapi perubahan teknologi yang semakin berkembang dan untuk meningkatkan kinerja para karyawan maka perlu pengaturan ruang lingkup audit manajemen dan ruang lingkup audit personalia